Urząd Miejski w Orzyszu

I. Nazwa (firma) i adres zamawiającego:
Nazwa zamawiającego: Gmina Orzysz, NIP 849 15 04 380, REGON 790671515,
Adres zamawiającego:  ul. Rynek 3, 12-250 Orzysz,
Telefon:   87/307 09 40, 87/307 09 60,
Faks:    87/307 09 50,
Adres poczty elektronicznej:  um@orzysz.pl; 
Godziny urzędowania:  poniedziałek - piątek 7.30 - 15.30. 

II. Opis przedmiotu zamówienia 
Przedmiotem zamówienia jest organizowanie oraz wykonywanie prac związanych z zarządzaniem gminnym zasobem nieruchomości zgodnie z zasadami wynikającymi z przepisów prawa i standardami zawodowymi oraz zgodnie z etyką zawodową w odniesieniu do następujących nieruchomości:

1. Nieruchomości w 100 % komunalne określone w załączniku Nr 1 do umowy.
2. Lokale mieszkaniowe we wspólnotach mieszkaniowych określone w załączniku nr 2 do umowy. 
3. Pomieszczenia gospodarcze i garaże określone w załączniku Nr 3 do umowy.
4. Posesje określone w załączniku Nr 4 do umowy.
5. Nieruchomości we wspólnotach mieszkaniowych określone w załączniku Nr 2 do umowy, wraz z pomieszczeniami przynależnymi, infrastrukturą techniczną, obiektami zieleni i małej architektury.
6. Zakres ten nie będzie obejmował zadań dotyczących zarządzania częściami wspólnymi w nieruchomościach wspólnot mieszkaniowych wynikających z przepisów ustawy z dnia 24 czerwca 1994r. o własności lokali.

Ogólna informacja o przedmiocie zamówienia wg stanu na dzień 05.06.2024 r. 
Łączna powierzchnia użytkowa wszystkich lokali Gminy Orzysz:
a) w 100% budynkach mieszkalnych komunalnych 
- o ogólnej powierzchni użytkowej 976,60 m2 - 26 lokali mieszkalnych,
- o ogólnej powierzchni 247,09 m2 - 1 lokal użytkowy ,
b) w budynkach wspólnot mieszkaniowych w tym:
- o ogólnej powierzchni użytkowej 9 882,38  m2 - 230 lokali mieszkalnych,   
- o ogólnej powierzchni  224,12 m2 -  5 lokali użytkowych, 
c) łączna powierzchnia budynków gospodarczych i garaży:
- o ogólnej powierzchni 2 799,04 m2 - 240  pomieszczeń gospodarczych,
- o ogólnej powierzchni 633,73 m2 – 43 pomieszczeń garażowych,
- ewidencyjna powierzchnia posesji  98 638,30 m2. 

UWAGA: 
Przedmiot zamówienia, tj. ogólna powierzchnia użytkowa zasobów komunalnych, powierzchnia zabudowy gospodarczej lub posesji może w okresie trwania umowy ulec zmniejszeniu np. na skutek zbycia nieruchomości, czy rozbiórki wówczas zmianie ulegnie zakres zamówienia, tym samym wynagrodzenie zostanie stosownie pomniejszone według obowiązującej jednostkowej stawki.

III. Termin wykonania zamówienia: 
1. Przedmiot zamówienia należy wykonać w terminie od 01.08.2024 r. do 31.07.2025 r
2. Termin wykonania zamówienia może ulec przedłużeniu za wyłączną zgodą Zamawiającego w przypadku zaistnienia okoliczności, których nie można było przewidzieć na etapie przygotowywania zapytania ofertowego. 

IV. Zakres uprawnień i obowiązków Wykonawcy
1. umowa o zarządzanie gminnym zasobem nieruchomości (projekt umowy w załączniku Nr 2),
2. Ustawa z dnia 21 sierpnia 1997r. o gospodarce nieruchomościami (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz.344).
3. Ustawa z dnia 21 czerwca 2001r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego (Dz. U. z 2023, poz. 725)
4. Ustawa z dnia 24 czerwca 1994r. o własności lokali (Dz. U. z 2021, poz. 1048)
5. Zamawiający nie wprowadza zastrzeżenia wskazującego na obowiązek osobistego wykonania przez Wykonawcę kluczowych części zamówienia.
6. Zamawiający żąda wskazania przez wykonawcę części zamówienia, których wykonanie zamierza powierzyć podwykonawcom, i podania przez wykonawcę firm podwykonawców. Brak podania nazw firm podwykonawców nie będzie powodował odrzucenia oferty.

V. Warunki udziału w postępowania.
O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają następujące warunki: 
1. posiadania kompetencji lub uprawnień do prowadzenia określonej działalności zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów - Zamawiający odstępuje od opisu sposobu dokonania oceny spełniania warunku w tym zakresie
2. znajdują się w sytuacji ekonomicznej lub finansowej -  Zamawiający w tym zakresie nie stawia warunku udziału w postępowaniu.
3. posiadają zdolności techniczne lub zawodowe – Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że:
a. w zakresie wiedzy i doświadczenia – Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że w ciągu ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – że w tym okresie, wykonał co najmniej jedną usługę tożsamą z przedmiotem zamówienia tj. zarządzał bądź zarządza nieruchomościami o łącznej powierzchni użytkowej nie mniejszej niż 12 000,00 m2 nieprzerwanie przez okres 2 lat;
b. w zakresie dysponowania osobami - Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, iż dysponuje lub będzie dysponował osobami z uprawnieniami do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania, w szczególności:
- Osoby posiadającej certyfikat księgowy, bądź odpowiednio świadectwo kwalifikacyjne potwierdzające spełnianie wymogów kwalifikacyjnych określonych dla osób prowadzących usługowo księgi rachunkowe - główny księgowy.
- Osoby upoważnionej stosownym dokumentem do wykonywania samodzielnej funkcji technicznej w budownictwie kierowania budową lub innymi robotami budowlanymi w specjalności konstrukcyjno- budowlanej bez ograniczeń, będącej czynnym członkiem właściwej Okręgowej Izby Inżynierów Budownictwa.

Zamawiający, określając wymogi dla każdej osoby w zakresie posiadanych uprawnień budowlanych, dopuszcza odpowiadające im uprawnienia budowlane, które zostały wydane na podstawie wcześniej obowiązujących przepisów oraz odpowiadające im uprawnienia wydane obywatelom państw Europejskiego Obszaru Gospodarczego oraz Konfederacji Szwajcarskiej, z zastrzeżeniem art. 12a i innych przepisów ustawy z dnia 7 lipca 1994 roku - Prawo budowlane (Dz. U. z 2023 roku poz. 682 ze zm.) oraz ustawy z dnia 22 grudnia 2015 roku o zasadach uznawania kwalifikacji zawodowych nabytych w państwach członkowskich Unii Europejskiej (Dz. U. z 2023 r., poz. 334).
Zamawiający wymaga od wykonawców wskazania w ofercie lub we wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu imion i nazwisk osób wykonujących czynności przy realizacji zamówienia wraz z informacją o kwalifikacjach zawodowych lub doświadczeniu tych osób.
4. Wykonawca może w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu, w stosownych sytuacjach oraz w odniesieniu do konkretnego zamówienia, lub jego części, polegać na zdolnościach technicznych lub zawodowych lub sytuacji finansowej lub ekonomicznej innych podmiotów, niezależnie od charakteru prawnego łączących go z nimi stosunków prawnych. 
5. Wykonawca, który polega na zdolnościach lub sytuacji innych podmiotów musi udowodnić zamawiającemu, że realizując zamówienie, będzie dysponował niezbędnymi zasobami tych podmiotów, w szczególności przedstawiając w tym celu pisemne zobowiązanie tych podmiotów do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na potrzeby realizacji zamówienia - wzór zobowiązania stanowi załącznik nr 3 do niniejszego zapytania ofertowego. Zobowiązanie podmiotu trzeciego o którym mowa powinno być złożone w formie oryginału.
6. Jeżeli zdolności techniczne podmiotu, na zasobach którego polega wykonawca, nie potwierdzają spełnienia przez wykonawcę warunków udziału w postępowaniu lub zachodzą  wobec tych podmiotów podstawy wykluczenia, zamawiający żąda, aby wykonawca w terminie określonym przez zamawiającego:
a. zastąpił ten podmiot innym podmiotem lub podmiotami
lub 
b. zobowiązał się do osobistego wykonania odpowiedniej części zamówienia, jeżeli wykaże wymagane zdolności techniczne lub zawodowe lub sytuację finansową lub ekonomiczną odpowiednio innych podmiotów lub własne.
Ocena spełniania w/w warunków dokonana zostanie zgodnie z formułą „spełnia / nie spełnia”, w oparciu o informacje zawarte w złożonych dokumentach. Z treści załączonych dokumentów musi wynikać jednoznacznie, iż w/w warunki Wykonawca spełnia.

VI. Termin związania z ofertą 
Wykonawca pozostaje związany ofertą przez okres 30 dni. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert. Dzień ten jest pierwszym dniem terminu związania z ofertą.

VII. Opis sposobu przygotowywania ofert
1. Wykonawca zobowiązany jest zapoznać się z wszystkimi rozdziałami oraz załącznikami składającymi się na zapytanie ofertowe.
2. Każdy Wykonawca może przedłożyć tylko jedną ofertę. Wykonawca winien złożyć ofertę na formularzu ofertowym Zamawiającego stanowiącym Załącznik nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego. 
3. Wykonawca poniesie wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty. 
4. Oferta wraz z wymaganymi dokumentami i oświadczeniami powinna być sporządzona w języku polskim z zachowaniem formy pisemnej. Wszelkie oświadczenia, wykazy oraz inne informacje wymagane Wykonawcy mogą składać na własnych drukach. Treść druków własnych przygotowanych przez Wykonawcę musi być zgodna z treścią załączników opracowanych przez stronę Zamawiającą. 
5. Oferta i oświadczenia muszą być podpisane przez osobę/y uprawnioną/e lub upoważnioną/e do składania oświadczeń woli w imieniu Wykonawcy, pozostałe dokumenty wymagane, w tym kopie poświadczone za zgodność z oryginałem muszą być czytelnie podpisane, przez osobę/y upoważnioną/e do składania oświadczeń woli w imieniu Wykonawcy.
6. Pełnomocnictwo do złożenia oferty, o ile prawo do podpisania oferty nie wynika z innych dokumentów złożonych wraz z ofertą. Treść pełnomocnictwa musi jednoznacznie określać czynności, co do wykonania, których pełnomocnik jest upoważniony. Pełnomocnictwo musi być przedstawione w oryginale lub kopii, której zgodność z oryginałem poświadczono notarialnie. 
7. Za osoby uprawnione do składania oświadczeń woli, w imieniu wykonawców uznaje się:
a. osoby wykazane w prowadzonych przez sądy w rejestrach spółdzielni lub rejestrach przedsiębiorstw,
b. osoby wskazane w zaświadczeniach o wpisie do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej,
c. osoby legitymujące się odpowiednim pełnomocnictwem udzielonym przez osoby o których mowa powyżej, w przypadku podpisania oferty przez pełnomocnika wykonawcy pełnomocnictwo musi być dołączone do oferty
d. w przypadku gdy wykonawca prowadzi działalność w formie spółki cywilnej, a oferta nie będzie podpisana przez wszystkich wspólników, wykonawca zobowiązany jest dołączyć do oferty odpowiednie pełnomocnictwa udzielone przez pozostałych wspólników. Upoważnienie / pełnomocnictwo do ich podpisania musi być dołączone do oferty w formie oryginału, o ile nie wynika ono z innych dokumentów załączonych przez Wykonawcę.
e. Wszelkie poprawki naniesione przez Wykonawcę winny być czytelnie podpisane przez osoby podpisujące ofertę wraz ze wskazaniem daty kiedy zostały naniesione zmiany

VIII. Termin złożenia oferty i wymagania:
Oferta winna być złożona w terminie do 05 lipca 2024 roku, do godz. 15:30. 
1. Osobiście w biurze podawczym Urzędu Miejskiego w Orzyszu, ul. Rynek 3, 12-250 Orzysz pokój nr 004 (parter) w godzinach pracy Urzędu, 
2. Przesłana na adres zamawiającego (Koperta / opakowanie zawierające ofertę / powinna być opatrzona nazwą, dokładnym adresem wykonawcy oraz opisana w sposób następujący: Zarządzanie gminnym zasobem nieruchomości Gminy Orzysz w okresie 01.08.2024 r. do 31.07.2025 r. 

IX. Opis sposobu obliczania ceny 
1. Wykonawca poda cenę ofertową na formularzu oferty, zgodnie z załącznikiem nr 1
2. Podana cena ofertowa musi zawierać wszystkie koszty związane z realizacją zamówienia, wynikające z opisu przedmiotu zamówienia – cena ryczałtowa. Cena ta będzie stała i nie może się zmienić, za wyjątkiem przypadków opisanych we wzorze umowy stanowiącym załącznik nr 2
3. Cena oferty uwzględnia wszystkie zobowiązania, musi być podana w PLN cyfrowo i słownie, z wyodrębnieniem należnego podatku VAT - jeżeli występuje. Ceną w rozumieniu przepisów art. 3 ust. 1 pkt 1 i ust. 2 ustawy z dnia 9 maja 2014 r. o informowaniu o cenach towarów i usług  (t.j. Dz. U. z 2023 r., poz. 168) jest wartość wyrażona w jednostkach pieniężnych, którą Zamawiający (kupujący) jest obowiązany zapłacić Wykonawcy (przedsiębiorcy) za towar lub usługę. W cenie uwzględnia się podatek od towarów i usług oraz podatek akcyzowy, jeżeli na podstawie odrębnych przepisów sprzedaż towaru (usługi) podlega obciążeniu podatkiem od towarów i usług lub podatkiem akcyzowym. Przez cenę rozumie się również stawkę taryfową.
4. Cena podana w ofercie powinna obejmować wszystkie koszty i składniki związane z wykonaniem zamówienia
5. Cena może być tylko jedna. Cena nie ulega zmianie przez okres ważności oferty (związania ofertą).
6. Obliczenie końcowej ceny ofertowej brutto należy dokonać z dokładnością do 1 grosza (2 miejsca po przecinku). Kwotę brutto oferty należy podać cyfrowo oraz słownie. Cena powinna zawierać należny podatek VAT. Prawidłowe ustalenie stawki należnego podatku VAT należy do obowiązków Wykonawcy, zgodnie z przepisami ustawy o podatku od towarów i usług oraz o podatku akcyzowym.   
7. Cenę za wykonanie przedmiotu zamówienia należy przedstawić w „Formularzu ofertowym" stanowiącym załącznik do niniejszego zapytania ofertowego. 

X. Opis kryteriów, którymi zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty, wraz z podaniem wag tych kryteriów i sposobu oceny ofert

1. Kryteria wyboru ofert będą oceniane według poniższych „wag” (znaczenia).

1.1 CENA  - 80%
Przy ocenie wysokości proponowanej ceny najwyżej będzie punktowana oferta proponująca najniższą cenę za wykonanie przedmiotu zamówienia, pozostałe oferty będą przeliczane wg wzoru:

                     Cena najniższej oferty (zł)
CENA  = ------------------------------------------------ x 100,00 pkt. x 80%
                      Cena oferty badanej (zł)

Cena ofertowa brutto za wykonanie usługi.
Maksymalna ilość punktów do uzyskania w kryterium CENA to 80 pkt.
1.2 DOŚWIADCZENIE PERSONELU – 10 %
(wiedza i doświadczenie) – główny zarządca/kierownik/osoba posiadająca doświadczenie w zarządzeniu nieruchomościami. Doświadczenie wykonawcy podają w miesiącach.
DP=10% (waga 10 punktów)

Maksymalna ilość punktów do uzyskania w kryterium DOŚWIADCZENIE PERSONELU to 10 pkt. 

1.3 DOSTĘPNOŚC BIURA OBSŁUGI – 10%
Kryterium punktowane będzie w  następujący sposób:

          Do
DB = ------------ x 10 pkt 
          D max

gdzie:  
DB– ilość punktów przyznana ofercie za dostępność biura obsługi
Do - ilość dni dostępności biura zaproponowana w ofercie
D max – maksymalna ilość dni zaproponowana w złożonych ofertach

Dostępność należy określić w dniach. Przy czym minimalna ilość dni to 4, a maksymalna 6, przez co najmniej 8 godzin dziennie.
Maksymalna liczba punktów jaką może uzyskać Wykonawca w kryterium „dostępność biura obsługi” wynosi 10 pkt.

2. Łączna ilość punktów oferty stanowi sumę ilości punktów przyznanych w kryterium „CENA”, ilości punktów przyznanych w kryterium „DOŚWIADCZENIE PERSONELU” oraz ilości punktów przyznanych w kryterium „DOSTĘPNOŚĆ BIURA OBSŁUGI” najkorzystniejszą.
3. Wyliczenia punktów będą dokonywane z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku, według zasady matematycznej, iż wartości 1-4 zaokrągla się w dół, a wartości 5-9 zaokrągla się w górę.

XI. Wybór oferty: 
1. O wyborze oferty najkorzystniejszej Zamawiający powiadomi wybranego Wykonawcę w formie elektronicznej na podany w ofercie adres e-mail.
2. Zamawiający może zrezygnować z zawarcia umowy i zastrzega sobie prawo do unieważnienia zapytania ofertowego, nie wybrania żadnej złożonej oferty, powtórzenia zapytania lub odstąpienia od realizacji zamówienia bez podania przyczyny z tego tytułu Wykonawcy nie będzie przysługiwało żadne odszkodowanie. 
3. Zamawiający nie zwraca kosztów przygotowania i złożenia oferty.

XII. Opis części zamówienia 
Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych.

XIII. Załączniki 

Załączniki składające się na integralną cześć specyfikacji:
1. Formularz oferty (Zał. Nr 1) z załącznikami (Zał. Nr 1a – 1c).
2. Ogólne warunki umowy (Zał. Nr 2).
3. Wzór zobowiązania podmiotu trzeciego (Zał. nr 3).
4. Oświadczenie Wykonawcy w zakresie wypełnienia obowiązków informacyjnych przewidzianych w art. 13 lub art. 14 RODO (Zał. nr 4).
5. Nieruchomości w 100 % komunalne (Zał. nr 1 do umowy).
6. Nieruchomości gminne we wspólnotach mieszkaniowych (Zał. Nr 2 do umowy).
7. Pomieszczenia gospodarcze i garaże (Zał. nr 3 do umowy).
8. Posesje (Zał. Nr 4 do umowy).
9. Szczegółowe zasady postepowania w sprawie wykonania § 2 ust. 2 pkt 7 umowy (Zał. Nr 5 do umowy).
10. Karta lokalu (Zał. nr 6 do umowy).
11. Protokół zdawczo-odbiorczy (Zał. nr 7 do umowy).
12. Wykaz należności wobec wspólnot mieszkaniowych (Zał. nr 8 do umowy).
13. Zbiorcze zestawienie należności, dochodów, zaległości, nadpłat (Zał. Nr 9 do umowy).

BURMISTRZ
/-/ mgr Zbigniew Włodkowski